Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, wer diese Kosten zu tragen hat, also ob der Bewerber diese ersetzt bekommen kann. Nach Auffassung der Arbeitsgerichte hat der Arbeitgeber dem eingeladenen Bewerber regelmäßig alle Aufwendungen zu ersetzen, die dieser im Einzelfall für erforderlich halten durfte (BAG, Urteil v. 29.06.1988; 5 AZR 433/87).
Zur Beantwortung dieser Frage ist zwischen den Bewerbungs- und den Vorstellungskosten zu unterscheiden.
Was versteht man unter Bewerbungskosten und was unter Vorstellungskosten?
Bewerbungskosten sind Kosten, die im Rahmen der Erstellung der Bewerbungsmappen anfallen, d.h. Fotos, Papier, Kopien, Bescheinigungen und Porto.
Vorstellungskosten sind solche Kosten, die mit der Wahrnehmung von Vorstellungsgesprächen entstehen, d.h.:
- Fahrtkosten, soweit es dem Arbeitgeber bekannt war, dass der Bewerber von einem weit entfernten Ort anreisen muss. Bei Anfahrt mit dem Pkw erfolgte die Abrechnung der Kosten entsprechend der steuerlichen Pauschale für die Pkw-Nutzung. Flugkosten sind in der Regel nur nach vorheriger Absprache mit dem Arbeitgeber zu erstatten.
- Übernachtungskosten, wenn dem Bewerber aufgrund der großen Entfernung zwischen dem Wohnort und dem Ort des Vorstellungsgesprächs eine An- und Abreise am selben Tag unzumutbar und dem Arbeitgeber die große Entfernung zwischen dem Wohnort und dem Ort des Vorstellungsgesprächs zum Zeitpunkt der Einladung bekannt war. Der Begriff der Unzumutbarkeit unterliegt dabei der Beurteilung im Einzelfall und kann nicht mit pauschalen Angaben in Kilometern bestimmt werden.
- Verpflegungskosten, soweit die Voraussetzungen gemäß §§ 670, 662 BGB vorliegen.
- Die Ersatzfähigkeit eines Verdienstausfalles aufgrund der An- und Abreise zu einem Vorstellungsgespräch in einem weiter entfernten Ort ist bislang umstritten. Gegen eine Ersatzfähigkeit spricht der Ersatzanspruch eines beschäftigten Bewerbers gegen seinen bisherigen Arbeitgeber auf bezahlte Freizeit zur Stellensuche gemäß § 629 BGB. Daher ist es ratsam, solche Fragen mit dem potentiell zukünftigen Arbeitgeber vor der Anreise zum Vorstellungsgespräch abzusprechen.
Wer trägt die Bewerbungskosten?
Die Bewerbungskosten hat grundsätzlich der Bewerber zu tragen.
Ausnahmsweise kann der Arbeitgeber zum Ersatz verpflichtet sein. Das ist dann der Fall, wenn es sich um ungewöhnliche Unterlagen handelt und dafür außergewöhnlich hohe Kosten anfallen, wie dies beispielsweise bei einem psychologischen Eignungsgutachten der Fall ist.
Welche Pflichten treffen den Arbeitgeber im Umgang mit Bewerbungsunterlagen?
Soweit die Bewerbung auf die Initiative des Arbeitgebers erfolgt – zum Beispiel aufgrund eines Zeitungsinserates oder einer Anfrage beim Arbeitsamt – muss er die ihm ausgehändigten Bewerbungsunterlagen sorgfältig aufbewahren und sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens auf seine Kosten unbeschädigt an den Bewerber zurückgeben bzw. zurücksenden.
Geht die Bewerbung auf die Initiative des Bewerbers zurück, werden also dem Arbeitgeber unaufgefordert Unterlagen übersandt (sog. Initiativbewerbung), muss der Arbeitgeber die Unterlagen nach den allgemeinen Rechtsgrundsätzen weder aufbewahren noch auf seine Kosten zurücksenden.
Wer trägt die Vorstellungskosten?
Die Kosten für das Vorstellungsgespräch trägt nach ständiger Rechtsprechung gemäß § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) grundsätzlich der Arbeitgeber, wenn er einen Bewerber zur Vorstellung aufgefordert hat und mit dem Bewerber nichts anderes vereinbart wurde. Laut dieser Rechtsprechung ist der Bewerber im Hinblick auf das Vorstellungsgespräch ein "Beauftragter" und der (potentielle) Arbeitgeber "Auftraggeber". Der Arbeitgeber muss dem Bewerber danach alle Aufwendungen ersetzen, die dieser den Umständen nach für erforderlich halten durfte.
Dabei ist zu beachten, dass die Kosten nur dann ersetzt werden müssen, wenn der Bewerber das Vorstellungsgespräch ordnungsgemäß wahrnimmt, d.h. zu dem Gespräch tatsächlich erscheint. Die Gefahr, die Adresse nicht zu finden oder den Ort aus anderen Gründen nicht erreichen zu können, fällt in den Risikobereich des Bewerbers. Das hat zur Folge, dass der Arbeitgeber in solchen Fällen nicht zum Ersatz verpflichtet ist.
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